Sabemos que a consolidação dos processos de uma empresa demora anos e requer o desenvolvimento de expertise para um fluxo operacional eficiente. Nesse artigo, orientamos como fazer a gestão de estoque com uma base teórica e prática. O fizemos com base nos anos de experiência dos nossos sócios para auxiliar você nesse processo.
Sumário
- Definição e objetivos
- Método (Como fazer a gestão do estoque)
2.1 O ‘timing’ de compra correto (Como saber quando é hora de iniciar uma nova compra)
2.2 A quantidade de compra correta (Como saber quanto deve ser comprado)
2.3 Limite máximo de estoque (Quando não é hora de comprar) - Como organizar o processo de gestão de estoque na prática
3.1 Controle de estoque máximo e mínimo e monitoramento
3.2 Lembrete: é hora de iniciar o processo de reposição de estoque! - Resumo
- Bônus: Balanço de estoque (inventário) e depósitos
1. Definição e objetivos (Por que é importante ter uma boa gestão de estoque)
A gestão de estoque define o conjunto de processos que visam administrar e controlar os itens no inventário de uma empresa. Isso inclui atividades como acompanhar a quantidade de produtos disponíveis, fazer pedidos de reposição, organizar o armazenamento e garantir que os níveis de estoque estejam adequados para atender à demanda, sem excessos ou faltas. Uma boa gestão de estoque ajuda a otimizar recursos, reduzir custos e melhorar o atendimento aos clientes. A gestão de estoque é um processo importante pois:
- Evita com que os produtos comercializados fiquem esgotados, gerando perda de vendas (nos marketplaces, geram um efeito cascata: pausa do anúncio > perda de rankeamento > queda nas vendas do produto);
- Evita que os insumos necessários para as vendas (como embalagens, etiquetas, etc) esgotem;
- Permite maior eficiência no processo de compras, pois evita o acúmulo desnecessário de estoque (lê-se capital).
2. Método (Como fazer a gestão do estoque)
2.1 O ‘timing’ de compra correto (Como saber quando é hora de iniciar uma nova compra)
Antes de mais nada, é importante determinar que o início do processo de compras/reposição tem como estopim o valor “mínimo” de estoque para um produto. Esse valor é determinado pelo volume de vendas em um período, somado ao intervalo de tempo entre o pedido de compra e a chegada do material. A frequência de reposição de estoque é única para cada empresa. Vamos a um exemplo:
A empresa Roupas Fashion Ltda. vendeu a seguinte quantidade de produtos:
- Calça jeans:
- Janeiro- 50 unidades
- Fevereiro- 60 unidades
- Março- 80 unidades
- Camiseta branca:
- Janeiro- 20 unidades
- Favereiro- 22 unidades
- Março- 21 unidades
Nota-se que a Calça jeans tem uma tendência de aumento de vendas, enquanto a Camiseta branca tem um volume de vendas mais constante. Dessa maneira, é importante inserir na equação a expertise do empresário para prever as vendas de um produto, em especial nos casos de variação de vendas causadas por questões externas.
Assim, continuando no exemplo, digamos que a empresa Roupas Fashion Ltda. tem uma frequência de compras mensal e um intervalo de 10 dias úteis entre o pedido do produto (negociação, pagamento, frete, etc) e a chegada desse material. Quando é hora de iniciar uma nova compra e repor os produtos?
No caso da Calça Jeans, há um aumento médio mensal de 22,5% nas vendas, e as vendas da Camiseta branca são mais constantes. Do mesmo modo, podemos presumir que no mês de Abril teremos um consumo de 98 unidades de Calça jeans e 21 unidades de camiseta branca.
Considerando que são necessários 10 dias úteis (aproximadamente metade de um mês) para o estoque ser reposto, e que nesse tempo serão vendidas aproximadamente 11 unidades da camiseta branca e 49 unidades da calça jeans, concluimos que o processo de reposição deve ser iniciado quando for atingido o estoque mínimo de 11 unidades da camiseta branca 49 unidades da calça jeans.
Em resumo:
- A hora de iniciar o processo de compras é determinado pelo estoque mínimo dos produtos;
- O estoque mínimo dos produtos é determinado pela média de produtos vendidos em período e pelo intervalo de tempo entre o pedido do produto e a chegada desse material:
EM=MPV/TR
Em que:
EM- Quantidade mínima de estoque do produto;
MPV- Quantidade média de produtos vendidos por período;
TR- Tempo de reposição.
Lembrete: A unidade (dias, semanas, meses, etc utilizadas na MPV deve ser a mesma utilizada no TR.
- É importante aumentar ligeiramente o valor do estoque mínimo para valores acima do calculado como uma maneira de garantir um período de segurança para o caso de imprevistos.
2.2 A quantidade de compra correta (Como saber quanto deve ser comprado)
A quantidade de compra deve ser feita em função da frequência de compras, que por sua vez, deve ser feita com base nas seguintes variáveis:
- Capital de giro disponível (quanto maior o tempo de reposição, maior o capital de giro necessário);
- Disponibilidade do produto nos fornecedores;
- Diluição de custos (por vezes, quanto maior a compra dos produtos, mais diluído será o valor do frete, e assim o custo por produto pode ser menor);
- Diluição de tempo (uma frequência de compras muito alta pode gerar um grande gasto de tempo no processo de compras- negociação com fornecedores, transportadoras, controle de entrada, etc).
Consequentemente, ao determinar a frequência de compras adequada para sua empresa, determina-se consequentemente a quantidade de compra, uma vez que ela deve ser suficiente para manter o abastecimento naquele período.
Retornando ao exemplo da empresa Roupas Fashion Ltda., para que ela tenha uma frequência de compras mensal ela deve calcular a média de vendas do produto considerando as variáveis inerentes às vendas1 e as variáveis sazonais ou externas2.
1Variação do número de vendas ao longo do tempo (crescimento ou queda).
2Variações do volume de vendas causadas por questões externas como datas comemorativas, promoções, etc.
2.3 Limite máximo de estoque (Quando não é hora de comprar)
Naturalmente, é comum passar pela experiência de comprar uma mercadoria e não conseguir vendê-la na frequência esperada. Inclusive, é possível que produtos que um dia já tiveram um volume de vendas satisfatório passe a se tornar obsoleto. Nesse tópico vamos discutir como saber quando é hora de decidir não repor um produto.
A princípio, a conta é simples: o valor máximo em estoque deve ser o valor da média de produtos vendidos no período até a próxima reposição. No exemplo de uma empresa que faça uma reposição mensal de seus produtos, o valor máximo em estoque de um produto será o valor médio vendido por mês somado a uma margem de segurança. Logo, se a quantidade em estoque for igual ou maior a esse valor, não há necessidade de comprá-lo naquele momento.
3. Como organizar o processo de gestão de estoque na prática
3.1 Controle de estoque máximo e mínimo e monitoramento
O primeiro passo para iniciar a gestão de estoque é estabelecendo as quantidades máximas e mínimas para cada produto. Para quem usa sistemas ERP, no cadastro do produto é comum termos as opções de preenchimento ‘Estoque máximo’ e ‘Estoque mínimo’. Igualmente, é necessário fazer o cadastro e controle dos insumos (embalagens, fitas, etc) utilizados para o envio dos produtos. Na Ecombox você encontra todas as informações necessárias para efetuar o cadastro das embalagens em seu sistema de controle.
Nesse sentido, o software ERP Bling Possui uma versão gratuita que permite efetuar o controle de produtos e insumos. Nele ainda é possível gerar relatórios de produtos abaixo do estoque mínimo e outras opções de relatório customizados. Por fim, outra maneira de fazer o monitoramento é através da aba Produtos em que o sistema sinaliza com cores os itens com estoque zerado ou abaixo do mínimo.
3.2 Lembrete: é hora de iniciar o processo de reposição de estoque!
Sabemos que gerenciadores de empresas em fase de crescimento possuem uma quantidade enorme de afazeres e portanto, ter um lembrete de quando executar cada tarefa é essencial. Dessa maneira, recomendamos o uso de ferramentas de gestão de projetos, que podem centralizar todos os processos da empresa. Os mais conhecidos são Monday, ClickUp, Asana, dentre outros. Para esse processo, recomendamos o uso de ferramentas que permitam a configuração (automação) de tarefas recorrentes, assim, háverá um lembrete automático da tarefa.
4. Resumo
Em suma, listamos um passo a passo de como fazer o controle de estoque de maneira eficiente:
- Com a determinação de uma frequência de compras/reposição do estoque adequada de acordo com as necessidades de cada empresa;
- Com o controle e monitoramento periódico:
- Das quantidades máximas e mínimas de cada produto (calculado a partir da frequência de compras e da média de produtos vendidos nos períodos anteriores);
- Das variações da quantidade de vendas de cada produto (que devem servir como base para atualização das quantidades máximas e mínimas);
(Esses processos podem ser facilitados com o uso de softwares ERP.)
2. Com a organização do ciclo de compras periodicamente em ferramentas de gestão de projetos.
5. Bônus: Balanço de estoque (inventário)
Por fim, especialmente quando a gestão de estoque é automatizada, é necessário fazer periodicamente o balanço de estoque. Com ele, é possível determinar se há de fato em estoque as quantidades de cada produto que consta no sistema. Assim, é possível atualizar o sistema para se manter fidedigno à realidade e identificar possíveis falhas.
